Foi publicada, no Diário Oficial da União de 27 de dezembro de 2022, a Solução de Consulta COSIT nº 63/22, por meio da qual a Receita Federal do Brasil (RFB) reconhece que os valores pagos para ressarcimento de despesas arcadas pelos empregados com internet e consumo de energia elétrica, em decorrência da prestação de serviços no regime de home office, têm natureza indenizatória. Por isso, não devem ser incluídos na base de cálculo das contribuições previdenciárias e do Imposto sobre a Renda da Pessoa Física Retido na Fonte (IRRF), além de serem consideradas despesas dedutíveis na determinação do lucro real.
A consulta foi apresentada por sociedade empresária que relatou ter adotado o regime integral de home office para alguns empregados em razão da crise ocasioada pela pandemia do coronavírus. A consulente informou que pretendia pagar ajuda de custo mensal, em valor fixo apurado com base na média de gastos, para esses empregados, para auxiliá-los com as despesas referentes ao serviço de internet e consumo de energia elétrica durante o período de expediente. Buscando segurança jurídica, a consulente questionou qual o tratamento tributário aplicável a esses valores.
O art. 28 da Lei nº 8.212/91 estabelece que deve ser entendido como salário-de-contribuição os rendimentos destinados à retribuição do trabalho do empregado. A ajuda de custo a empregado em regime de home office não é destinado a retribuir o trabalho em si, mas a indenizar o empregado pelos dispêndios que ele suportará em razão da alteração do local de trabalho. Para além disso, a RFB entendeu que a ajuda de custo é ganho eventual com caráter indenizatório, uma vez que os valores pagos pela consulente aos seus empregados podem deixar de ser devidos na hipótese em que o empregado volte a realizar suas atividades laborais no estabelecimento do empregador. Segundo a RFB, por serem ganhos eventuais, os valores pagos para ressarcimento de despesas arcadas pelos empregados com internet e consumo de energia elétrica não devem ser incluídos na base de cálculo das contribuições previdenciárias, nos termos do art. 28, § 9º, ‘e’, 7, da Lei nº 8.212/91.
No entanto, a RFB ressalta que para a caracterização do aspecto indenizatório dos valores percebidos e consequente não incidência das contribuições previdenciárias, o beneficiário deve comprová-los por meio de documentação hábil e idônea.
No mesmo sentido, a RFB entendeu que a ajuda de custo a funcionário em home office não configura acréscimo patrimonial tendo em vista seu caráter indenizatório e, por conseguinte, não estaria sujeita à incidência do Imposto sobre a Renda da Pessoa Física. Contudo, a RFB destaca que, também neste caso, a comprovação da inexistência da renda deve ser feita mediante documentação hábil e idônea que assegure que os valores foram dispendidos pelo empregado com sua finalidade.
Por fim, a RFB manifestou seu entendimento no sentido de que a ajuda de custo, para ressarcimento de despesas arcadas pelos empregados com internet e consumo de energia elétrica, em razão do regime de teletrabalho, pode ser considerada despesa operacional, dedutível na determinação do lucro real para fins de apuração do IRPJ.
Paulo Coimbra, sócio fundador do CCBA, entende que a Solução de Consulta COSIT nº 63/22 acerta em reconhecer o caráter indenizatório da ajuda de custo para o funcionário em home office. Segundo ele: “ajudas de custos, conceitualmente, não possuem feição remuneratória. Trata-se de parcela conferida para o trabalho, e não pelo trabalho. Para além disso, a disciplina do tema restou ainda mais clara com o advento da Reforma Trabalhista que incluiu o art. 75-D na CLT. O dispositivo estabelece que o reembolso de despesas arcadas pelo empregado com equipamentos tecnológicos e de infraestrutura necessária à prestação do trabalho remoto não integram a remuneração do empregado”.
Coimbra ressalta, contudo, ser recomendável que as companhias se atentem à documentação necessária para a comprovação da natureza indenizatória das verbas. “Cada tipo de ajuda pode demandar uma análise casuística dos documentos que o atestem, com particularidades relevantes. Caso contrário, existe o risco de o fisco pretender tributar tais parcelas, infirmando seu caráter de auxílio ou indenizatório.”
Por fim, Paulo Coimbra entende que a ressalva quanto a documentação idônea para comprovação das despesas ressarcidas é um ponto de atenção: “não seria razoável exigir comprovação das despesas de cada empregado de forma individualizada. Isso contraria não apenas a razoabilidade, mas também os princípios da eficiência e da praticidade. Esse último, que não é um princípio pro fisco, mas sim pro gestão da atividade de arrecadação e fiscalização dos tributos, não raro serve de fundamento e justifica a adoção de abstrações generalizantes, desde que dentro de padrões razoáveis. Nos parece fundamental guardar comprovação das premissas que justificaram a definição dos valores a serem ressarcidos. Contudo, arquivar uma variedade de comprovantes de despesas de cada empregado mensalmente, ou mesmo apurá-las individualizadamente a cada competência está muito longe do razoável. Nesse particular, certamente há de prevalecer o razoável, assim como ocorreu em relação às verbas de moradia recebidas por juízes e promotores (que seriam até de mais fácil apuração, porquanto tendem a ser fixas e recorrentes). Basta aos fiscalizados os já pesados ônus impostos para a interpretação e aplicação da legislação tributária, que já consome centenas de horas caras e sob risco de pesadas penalidades”.