De acordo com a Lei das S.A. e com o Código Civil, as sociedades empresárias deverão obrigatoriamente realizar Assembleia Geral Ordinária (AGO), no caso das S.A., e Reunião de Sócios, no caso das Sociedades Limitadas, nos quatro meses seguintes ao término do exercÃcio social. Como na maioria das sociedades o fim do exercÃcio social coincide com o fim do ano civil, a Assembleia ou Reunião dessas sociedades deve ocorrer até o dia 30 de abril.
A AGO ou Reunião de Sócios deve necessariamente deliberar sobre as seguintes matérias: (1) tomar as contas dos administradores, examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras da sociedade; (2) a destinação do lucro lÃquido do exercÃcio, se existente, e a distribuição de dividendos; e (3) eleger os administradores e os membros do conselho fiscal, quando for o caso.
Ressalta-se que a realização da AGO ou Reunião de Sócios, conforme o caso, é obrigatória, devendo ocorrer mesmo quando não há lucro a ser distribuÃdo ou administradores a serem eleitos. Uma vez realizada a AGO ou Reunião de Sócios, sua ata deverá ser levada a registro na Junta Comercial competente e, no caso das S.A., deverá ser publicada em jornal de grande circulação e no Diário Oficial do estado de sua sede.
Os seguintes documentos devem ser publicados e colocados à disposição dos acionistas das S.A. previamente a realização da AGO: (1) relatório da administração sobre os negócios sociais e principais fatos ocorridos; (2) demonstrações financeiras; (3) parecer dos auditores independentes, se for o caso; e (4) parecer do conselho fiscal, se for o caso, em jornal oficial e de grande circulação na sede social.
Contudo, as S.A. de capital fechado com menos de vinte acionistas em seu quadro de sócios e com patrimônio lÃquido inferior a R$ 10.000.000,00 (dez milhões de reais) podem deixar de publicar os documentos acima tratados, desde que cópias autenticadas dos referidos documentos sejam arquivadas no registro de comércio juntamente com a ata da Assembleia que sobre eles deliberar.
As Sociedades Limitadas enquadradas pela Lei 11.638/2007 como de grande porte deverão, igualmente, publicar o balanço e as demonstrações financeiras antes de realizada a assembleia de sócios.
É importante lembrar que a realização da AGO ou Reunião de Sócios com a aprovação sem ressalva das contas e demonstrações financeiras é obrigatória para a exoneração da responsabilidade pessoal dos administradores perante sócios e terceiros, salvo erro, dolo ou simulação.
O Coimbra & Chaves encontra-se à disposição para esclarecimentos adicionais ou assessoria no que for necessário.