Em 11/11/2021, o governo federal publicou o Decreto n. 10.854/2021. O texto regulamenta disposições reativas à legislação trabalhista sobre inúmeros temas, visando a simplificação e a desburocratização das relações de trabalho. A maior parte dos dispositivos entrará em vigor no dia 11 de dezembro de 2021, com exceção às disposições do §1º do art. 174, do art. 177 e do art. 182, que entrarão em vigor após dezoito meses da publicação do Decreto.
O art. 184 do Marco Regulatório Trabalhista regulamenta o armazenamento de documentos relativos a deveres e obrigações trabalhistas, incluídos aqueles relativos a NORMAS DE SAÚDE E SEGURANÇA DO TRABALHO, observados os termos da Lei 12.682/2012, do Decreto n. 10.278/2020, da Lei 13.874/2019 e da Lei 13.709/2018. De acordo com esse dispositivo, fica autorizado o armazenamento desses documentos em meio eletrônico, óptico ou equivalente.
A matéria foi objeto da Medida Provisória n. 905/2019, que introduziu o art. 12-A na CLT para autorizar o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de quaisquer documentos relativos a deveres e obrigações trabalhistas, inclusive aqueles relativos à regulamentação da saúde e segurança do trabalho. Essa MP foi revogada pela MP n. 955/2020.
Por outro lado, a Lei n. 12.682/2012 dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos públicos e privados em meios eletromagnéticos. Desde 2019, o art. 2º-A desse diploma autoriza o armazenamento desses documentos em meio eletrônico, sendo possível a destruição do documento original em algumas hipóteses do §1º. Há ainda a previsão de que o material digital terá o mesmo valor probatório do documento original para atender ao poder fiscalizatório do Estado, desde que o tratamento ocorra nos moldes do referido diploma legal.
De acordo com o nosso sócio, Fabiano Almeida Rodrigues, a regulamentação do armazenamento de documentos trabalhistas é uma medida positiva para as empresas e representa um avanço para o ambiente de negócios, cada vez mais desburocratizado e adaptado às novas tecnologias: “O Poder Executivo tem a pretensão de tornar mais prático o armazenamento de documentos trabalhistas, incluídas as regulamentadoras de saúde e segurança no trabalho, há um bom tempo. E essa pretensão encontra amparo jurídico nos direitos das pessoas jurídicas, essenciais para o desenvolvimento e crescimento econômico do país, positivado no inciso X do art. 3º da Lei 13.874/2019, que institui a Declaração de Direitos de Liberdade Econômica.”
Fabiano ainda argumenta que os empregadores devem observar os regulamentos para a digitalização e armazenamento dos documentos relativos ao cumprimento de obrigações trabalhistas: “O empregador, ao proceder com a digitalização dos documentos relativos ao cumprimento das obrigações trabalhistas, deve se atentar ao disposto no Decreto n. 10.278/2020, que regulamenta a elaboração e o arquivamento em meios digitais. Esse decreto prevê técnicas e requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os materiais digitais produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais e físicos. Deve também se atentar para as previsões da LGPD, Lei 13.709/2018.”
Sobre o cumprimento das obrigações tributárias e trabalhistas, Fabiano aponta que: “Para o cumprimento das obrigações tributárias e previdenciárias, a regulamentação do Marco Regulatório Trabalhista Infralegal é um grande avanço. Apesar de já existir norma que autorize o armazenamento em meios digitais por força do Decreto n. 10.278/2020, o Marco Regulatório Trabalhista reforça essa possibilidade para o armazenamento de documentos relativos a deveres e obrigações trabalhistas, já que em alguns casos o arquivamento deve ocorrer por 20 anos, como ocorre com os laudos ambientais utilizados para a apuração do adicional de RAT e ADRAT. Enfim, não há razão para se gastar tempo e recursos financeiros com o arquivamento de quaisquer documentos em meio físico quando há tecnologia que possibilita o armazenamento em meio eletrônico.”.