De acordo com o artigo 132 da Lei das S.A. e com o artigo 1.078 do Código Civil, as sociedades empresárias deverão obrigatoriamente realizar Assembleia Geral Ordinária (AGO), no caso das S.A., e Reunião de Sócios, no caso das Sociedades Limitadas, nos quatro meses seguintes ao término do exercício social. Como na maioria das sociedades o fim do exercício social coincide com o fim do ano civil, a Assembleia ou Reunião dessas sociedades deve ocorrer até o dia 30 de abril de 2019.

A AGO ou Reunião de Sócios deve necessariamente deliberar sobre as seguintes matérias: (1) tomar as contas dos administradores, examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras da sociedade; (2) a destinação do lucro líquido do exercício, se existente, e a distribuição de dividendos; (3) eleger os administradores e os membros do conselho fiscal, quando for o caso; e (4) aprovação da correção da amostragem monetária do Capital Social nos casos de Sociedade Anônima. Além disso, qualquer outro assunto que constar na ordem do dia pode ser deliberado nesta AGO ou Reunião de Sócios.

Ressalta-se que a realização da AGO ou Reunião de Sócios, conforme o caso, é obrigatória, devendo ocorrer mesmo quando não há lucro a ser distribuído ou administradores a serem eleitos. Uma vez realizada a AGO ou Reunião de Sócios, sua ata deverá ser levada a registro na Junta Comercial competente e, no caso das S.A., deverá ser publicada em jornal de grande circulação e no Diário Oficial do estado de sua sede.

Os seguintes documentos devem ser publicados e colocados à disposição dos acionistas das S.A, conforme o artigo 133 da Lei 6.404/76. previamente a realização da AGO: (1) relatório da administração sobre os negócios sociais e principais fatos ocorridos; (2) demonstrações financeiras; (3) parecer dos auditores independentes, se for o caso; e (4) parecer do conselho fiscal, se for o caso, em jornal oficial e de grande circulação na sede social.

Contudo, as S.A. de capital fechado com menos de vinte acionistas em seu quadro de sócios e com patrimônio líquido inferior a R$ 1.000.000,00 (um milhão de reais), podem deixar de publicar os documentos acima tratados, desde que cópias autenticadas dos referidos documentos sejam arquivadas no registro de comércio juntamente com a ata da Assembleia que sobre eles deliberar.

As Sociedades Limitadas enquadradas pela Lei 11.638/2007 como de grande porte deverão, igualmente, publicar o balanço e as demonstrações financeiras antes de realizada a assembleia de sócios. Contudo, referida disposição ainda é alvo de questionamentos judiciais e administrativos, mas algumas Juntas Comerciais já exigem a apresentação da publicação ou de declaração de que a mesma não se enquadra como de grande porte.

É importante lembrar que a realização da AGO ou Reunião de Sócios com a aprovação sem ressalva das contas e demonstrações financeiras é obrigatória para a exoneração da responsabilidade pessoal dos administradores perante sócios e terceiros, salvo erro, dolo ou simulação.

O Coimbra & Chaves encontra-se à disposição para esclarecimentos adicionais ou assessoria no que for necessário.