No último dia 19 de março de 2020, o Governo Federal expediu o Decreto n° 10.278 para regular as condições em que alguns documentos digitalizados, públicos ou privados, produzirão os mesmos efeitos dos documentos físicos originais.
O art. 2° define as regras serão aplicáveis a documentos produzidos por pessoas jurídicas de direito público interno ou particulares (pessoas naturais e pessoas jurídicas de direito privado). Não estão incluídos os documentos de identificação, de porte obrigatório e de operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional.
Também são definidos alguns requisitos para o processo de digitalização desses documentos, de modo a assegurar o cumprimento do requisito de validade. Conforme dispõe o art. 4°, o processo precisa gozar de rastreabilidade e auditabilidade e seguir padrões técnicos que garantam a qualidade e a legibilidade dos documentos. Quando envolver entidades públicas, o art. 5°, inciso I exige a assinatura dos documentos com certificado digital no padrão ICP-Brasil (instituído por meio da MP n° 2.200-2/01).
O Decreto prevê, ainda, que os documentos físicos poderão ser descartados após o processo de digitalização (art. 9°), com exceção daqueles que contenham valor histórico.
A medida regulamenta um trecho da Lei de Liberdade Econômica (Lei n° 13.874/19), mais especificamente o art. 3°, inciso X que trata sobre as alterações na Lei de Registro Públicos. Tal dispositivo estabelece que são direitos de toda pessoa, natural ou jurídica, “arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento”.
Os dispositivos legais aqui mencionados podem ser acessados por meio dos seguintes links:
Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020.
Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019.
O Coimbra e Chaves se encontra à disposição para esclarecimentos e assessoria no que for necessário.